Perangkat lunak aplikasi pengolah angka adalah perangkat lunak khusus untuk menangani permasalahan yang berkaitan dengan angka. Dalam hal ini, angka yang sering muncul di bidang bisnis, ilmiah, perencanaan, pembuatan statistik, pembuatan lembar kerja, pengolahan database (basis data) dan grafik.Software pengolah angka antara lain Lotus 123, Quattro Pro, dan Microsoft Excel.
Microsoft Excel adalah salah satu software (piranti lunak) jenis spreadsheet yang dibuat oleh perusahaan raksasa Microsoft, perusahaan yang juga membuat sistem operasi Windows. Microsoft Excel dapat berdiri sendiri atau merupakan bagian dari Microsoft Office, suatu suite programme (gabungan beberapa program namun berfungsi sebagai satu kesatuan program/saling terkoneksi satu sama lain). Piranti lunak (software) tipe spreadsheet mulai dikenal ketika diperkenalkannya software VisiCalc pada suatu pameran komputer di Amerika tahun 1979. Saat itu, VisiCalc masih diperuntukkan untuk komputer berbasiskan Sistem Operasi UNIX. Program ini kemudian dibeli oleh perusahaan Lotus. Akhirnya Lotus membuat software spreadsheet sendiri yang dibuat berdasarkan pengembangan dari VisiCalc yang diberi nama Lotus 1-2-3. Lotus 1-2-3 menjadi standard software spreadsheet untuk beberapa waktu lamanya sebelum kemudian Microsoft mempopulerkan produk Excel-nya dengan basis Windows (Microsoft Excel 4.0 for Windows). Semenjak itulah Microsoft Excel memimpin aplikasi software spreadsheet.
Excel semula dikembangkan untuk PC berbasiskan Apple-MacIntosh. Produk pertama bagi PC-IBM langsung memakai Versi 2.0, semata-mata untuk menyeragamkan versi Excel yang sudah mencapai versi 2.0. 3 - 1990 sudah menyertakan toolbar, kemampuan menggambar, grafik 3-D (tiga dimensi) dan beberapa tambahan fasilitas lainnya. Versi 4 -1992 adalah versi yang terpopuler. Dalam versi 4 -1992 sudah menyertakan banyak fasilitas tambahan lainnya. Versi Microsoft Excel for Windows dikeluarkan 5 - 1993. Perbaikan besar-besaran, termasuk kemampuan menampilkan beberapa lembar kerja sekaligus dalam suatu workbook. Excel 7-1995 dikenal juga sebagai Excel 95. Penomoran versi langsung melompat ke versi -7 tanpa ada versi -6, semata-mata agar terdapat keseragaman versi dengan software yang terintegrasi dalam Microsoft Office for Win’95. Versi ke-7 dari Excel merupakan versi pertama yang memiliki kemampuan 32-bit, walau fasilitasnya sebagian besar sama dengan versi 5 dikenal juga sebagai MS-
Excel 97. Adapun versi 9-1999 dikenal juga sebagai MS-Excel 2000 dan sudah mengenal format bahasa HTML. Versi 10-2001 dikenal juga sebagai MS-Excel XP (Experience).
B. Mengaktifkan Program Excel 2003
Ada banyak cara yang dapat digunakan untuk memulai atau membuka program aplikasi Excel 2003.
1. Memulai Excel 2003 dengan Menggunakan Tombol Start diTaskbar
Untuk memulai atau membuka Excel 2003 dengan menggunakan tombol Start yang ada di Taskbar, ikuti langkah-langkah berikut ini.
- Klik tombol Start yang ada di Taskbar.
- Pilih menu Program.
- Pilih dan klik program Microsoft Excel 2003 ditampilkan.
2. Memulai Excel 2003 dengan Memanfaatkan Microsoft Office Shortcut Bar
Selain dengan menggunakan cara di atas, kamu juga dapat memulai atau menjalankan Excel 2003 dengan memanfaatkan Microsoft Office Shortcut Bar yang ditampilkan pada area kerja (desktop). Untuk itu, ikuti langkah berikut ini.
a. Nyalakan komputer, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop) Windows XP dan Microsoft Office Shortcut Bar.
b. Kemudian, pilih dan klik tombol toolbar Excel 2003 yang ada pada Microsoft Office Shortcut Bar.
3. Memulai Excel 2003 dengan Memilih Menu New Office Document
Untuk memulai atau menjalankan Excel 2003 melalui menu New Office Document, ikuti langkah-langkah berikut ini.
1. Nyalakan komputer, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop) Windows XP.
2. Klik tombol Start yang ada di taskbar.
3. Pilih dan klik menu New Office Document. Kotak dialog New Office document akan ditampilkan.
4. Pada kotak dialog tersebut, klik Tab General. Kemudian pilih dan klik ikon Blank Workbook.
5. Klik OK. Tunggu sampai jendela kerja Excel ditampilkan.
C. Mengidentifikasi Menu, Toolbar, dan Ikon Excel 2003
Menu, yaitu daftar perintah yang digunakan untuk menjalankan suatu perintah. Baris Menu (Menu Bar) berisi barisan perintah, seperti menu File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows, dan Help.
Untuk menggunakan menu dan perintah yang terdapat pada baris menu, cukup dilakukan dengan cara memilih dan mengklik nama menu yang ada pada baris menu, kemudian pilih dan klik perintah yang diinginkan. Beberapa perintah yang terdapat pada baris menu mempunyai tombol shortcut untuk menyimpan file, yaitu Ctrl + S.
Ikon atau simbol, yaitu tombol perintah yang digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama perintah yang sering digunakan.
D. Mengenal Fungsi Menu dan Submenu
1. Menu File, Submenu File, dan Fungsinya
- New : Membuka dokumen atau lembar kerja yang baru yang masih kosong.
- Open : Membuka file atau dokumen yang telah disimpan.
- Close : Menutup dokumen.
- Save : Menyimpan dokumen ke hard disk atau disket.
- Save As : Menyimpan dokumen dengan nama lain atau format lain.
- Save as Web Page : Menyimpan dalam format web page.
- File Search : Mencari teks tertentu dalam file di dokumen.
- Permission : Menentukan sifat kerahasiaan dokumen.
- Web Page Preview : Melihat tampilan dokumen dalam format Web Page.
- Page Setup : Mengatur tampilan halaman yang akan dicetak.
- Print Area : Memilih area pada lembar kerja yang akan dicetak.
- Print Preview : Melihat tampilan dari dokumen yang akan dicetak.
- Print : Mencetak dokumen dan mengatur printer.
- Send To : Mengirim dokumen melalui E-mail.
- Exit : Menutup program Microsoft Excel.
2. Menu Edit, Submenu Edit, dan Fungsinya
- Undo : Membatalkan perintah yang telah dilakukan.
- Repeat/Redo : Mengulangi perintah yang telah dilakukan.
- Cut : Menghapus dan memindahkan teks atau objek yang dipilih/disorot ke Clipboard.
- Copy : Menyalin teks atau objek yang dipilih/disorot ke Clipboard.
- Office Clipboard : Membuka isi Clipboard
- Paste : Menempatkan teks atau objek yang ada di Clipboard pada posisi titik sisip berada
- Paste Special : Menempatkan teks atau objek yang ada di Clipboard pada posisi titik sisip berada, tetapi dengan format berbeda
- Paste as Hyperlink : Menempatkan teks sebagai Hyperlink
- Fill : Menyalin isi atau format sel sesuai sel yang berada di atas (Down), di bawah (Up),di kanan (Left), dan di kiri (Right)
- Clear : Menghapus semua data (All), format fata (Formats), komentar (Comments), dan isi data (Contents) yang ada di lembar kerja
- Delete : Menghapus sel, baris (Entiro row), atau kolom (Entiro Column)
- Delete Sheet : Menghapus lembar kerja (Sheet)
- Move or Copy Sheet : Memindahkan atau menyalin sheet pada kerja lain
- Find : Mencari teks dari dokumen yang sedang aktif
- Replace : Mencari dan mengganti teks tertentu
- Go To : Menuju ke halaman Footnote, Endnote, atau bagian lain dalam dokumen
- Links : Mengubah sumber link objek pada dokumen aktif
- Object : Mengedit objek yang bukan berasal dari dokumen Excel
3. Menu View, Submenu View, dan Fungsinya
- Normal : Melihat tampilan layar dalam bentuk normal
- Page Break Preview : Melihat dan mengatur pemotongan halaman pada lembar kerja
- Task Pane : Menampilkan atau menyembunyikan Task Pane di layar
- Toolbars : Menampilkan atau menyembunyikan Toolbar
- Formula Bar : Menampilkan baris rumus (formula bar) untuk melihat isi sel aktif dan alamat sel aktif di lembar kerja
- Status Bar : Menampilkan baris status (status bar) berisi teks penjelasa operasi yang dapat digunakan selanjutnya
- Header and Footer : Membuat dan menghapus catatan atas (Header) dan catatan bawah (Footer)
- Comments : Menampilkan toolbar Reviewing dan Comment pada lembar kerja
- Custom Views : Melihat tampilan layar sesuai keinginan
- Full Screen : Menampilkan dokumen pada layar monitor secara penuh
- Zoom : Menentukan ukuran tampilan lembar kerja pada layar
4. Menu Insert, Submenu Insert, dan Fungsinya
- Cell : Menyisipkan sel yang berisi data atau sel kosong
- Rows : Menyisipkan baris kosong
- Columns : Menyisipkan kolom kosong
- Worksheet : Menyisipkan lembar kerja (Worksheet)
- Chart : Menyisipkan grafik (Chart)
- Symbol : Menyisipkan symbol (simbol) ke dalam lembar kerja
- Page Break : Memotong halaman menjadi beberapa bagian
- Function : Menyisipkan fungsi logika, basis data, statistika, matematika,trigonometri, keuangan, dan lain-lain
- Name : Menyisipkan nama range data, menampilkan nama range, dan membuat range untuk label lembar kerja
- Comment : Menyisipkan komentar ke lembar kerja
- Picture : Menyisipkan gambar atau objek dari file, ClipArt, scanner, atau kamera ke dalam lembar kerja aktif
- Diagram : Menyisipkan diagram
- Object : Menyisipkan objek dari program aplikasi lain ke dalam lembar kerja Excel
- Hyperlink : Menyisipkan link berupa teks, file, atau dokumen Web Page
5. Menu Format, Submenu Format, dan Fungsinya
- Cells : Menentukan format sel yang akan dibuat, contohnya angka dan huruf
- Row : Mengatur tinggi sel dan menyembunyikan atau menampilkan baris
- Column : Mengatur lebar sel dan menyembunyikan atau menampilkan kolom
- Sheet : Memformat Sheet yang sedang aktif
- AutoFormat : Menggunakan fasilitas format otomatis yang disediakan Excel untuk memformat tabel
- Conditional Formatting : Memformat data dalam sel tertentu disorot pada lembar kerja
- Style : Memformat dan mengubah data pada lembar kerja
6. Menu Tools, Submenu Tools, dan Fungsinya
- Spelling : Memeriksa ejaan dan tata bahasa dari teks atau angka, nilai, header, dan footer
- Research : Menjalankan fasilitas pencarian arti kata dan alih bahasa
- Error Checking : Memeriksa kesalahan penulisan rumus
- Speech : Mengubah pembicaraan melalui microfon menjadi teks atau sebaliknya
- Shared Workspace : Memindahkan ke Modus Share Workspace (lembar kerja yang disembunyikan) yang memungkinkan pengguna lain pada jaringan komputer untuk mengubah atau menyimpan Workspace yang sama.
- Share Workbook : Memindahkan ke Modus Share Workbook (buku kerja yang disembunyikan) yang memungkinkan pengguna lain pada jaringan komputer untuk mengubah atau menyimpan Workbook yang sama.
- Track Changes : Menandai sel yang baru diubah isinya
- Compare Merge Workbook : Membandingkan dan menggabungkan worksheet
- Protection : Memproteksi Sheet, Workbook, dan Share Workbook menggunakan password (kata sandi)
- Online Colaboration : Mengadakan diskusi dan bertukar informasi melalui internet
- Goal Seek : Mengubah nilai pada sel berdasarkan rumus yang ditetapkan sehingga hasilnya sesuai keinginan
- Scenarios : Membuat, menampilkan, menghapus, mengedit skenario, dan membuat ringkasan laporan skenario pada lembar kerja Excel
- Formula Auditing : Meletakkan rumus yang menggunakan nilai pada sel aktif, mengatur sel yang meletakkan data ke rumus, dan menyembunyikan nilai yang salah pada sel
- Macro : Membuat dan menghapus macro sendiri
- Add-Ins : Mengaktifkan atau menonaktifkan program Adds- In milik Excel
- Auto Correct Options : Memperbaiki teks secara otomatis
- Cuztomizes : Menata toolbar, menambahkan perintah baru, membuat menu dan toolbar sesuai dengan keinginan
- Options : Membantu menggunakan tabulasi, yaitu View, Calculation, Edit, General, Transition, Color, Custom list, Chartz
7. Menu Data, Submenu Data, dan Fungsinya
- Sort : Mengurutkan data atau teks sesuai alfabet
- Filter : Mengurutkan dan mengelola daftar data
- Form : Membuat atau menambah record (rekaman), record, dan menampilkan kriteria
- Subtotals : Menghitung nilai subtotal dan total akhir
- Validations : Membatasi jenis data yang dapat kita masukkan
- Table : Membuat satu atau lebih variabel data dan menambah rumus
- Text to Columns : Mengubah data berbentuk teks menjadi kolom pada lembar kerja
- Consolidate : Menyesuaikan data berdasarkan pada posisi, kategori, menambah daeerah sumber data lain
- Group and Outline : Menggabungkan (group) dan membingkai data pada lembar kerja seperti objek, numerik, dan lain - lain
- PivotTable and PivotChart Report : Membuat tabel pivot dan grafik pivot di lembar kerja
- Import External Data : Mengambil data dari Excel ke luar Excel
- List : Menampilkan keterangan data
- XML : Mengambil data XML
- Refresh Data : Menyegarkan kembali data yang diproleh dari data luar (eksternal) dan tabel pivot
8. Menu Window, Submenu Window, dan Fungsinya
- New Window : Menampilkan lembar kerja yang sama pada jendela berbeda
- Arrange : Mengatur letak dan bentuk jendela kerja yang aktif agar dapat melihat seluruh lembar kerja yang aktif dalam ukuran sama dalam waktu bersamaan
- Compare Side by Side with : Menampilkan dua lembar kerja sekaligus
- Hide : Menyembunyikan lembar kerja aktif
- Unhide : Menampilkan kembali lembar kerja yang disembunyikan
- Split : Membagi jendela kerja pada dokumen aktif menjadi dua bagian agar dapat melihat bagian berbeda dari dokumen yang sama pada waktu bersamaan
- Freeze Panes : Menahan tampilan sebagian lembar kerja agar tetap dapat melihat bagian sel yang ada dibagian lain lembar kerja
9. Menu Help, Submenu Help, dan Fungsinya
- Microsoft Excel Help : Menampilkan menu Help Excel
- Show the Office Assistant : Menyembunyikan atau menampilkan Office Assistant
- Microsoft Office Line : Menampilkan berbagai informasi terakhir mengenai program aplikasi Microsoft Office melalui internet
- Contact Us : Menampilkan layanan penggu-naan dari vendor
- Check for Updates : Memeriksa dan memperbarui program Excel melalui internet
- Detect and Repair : Mendeteksi dan memperbaiki program Excel
- Active Product : Mendeteksi aktivitas Excel
- Costumer Feedback Options : Menampilkan layanan konsumen
- About Microsoft Excel : Menunjukkan versi Microsoft Excel yang digunakan
10. Menu Utama pada Excel adalah Main Menu Bar
Main Menu Bar ini merupakan menu utama pada Excel. Walaupun beberapa fitur menu pada Excel sudah ditampilkan dalam bentuk-bentuk ikon-ikon pada standart toolbar maupun pada formatting toolbar.
Untuk mengaplikasikan sebuah formula rumus pada Excel, Kamu harus mengetikkannya pada formula bar. Pengisian rumus diawali dengan tanda sama dengan “=”. Jika tidak diawali dengan tanda “=” maka formula rumus yang dimasukkan akan dianggap teks biasa.
Baris (row) adalah sebuah deretan menurun yang dilambangkan dengan deretan angka terkecil hingga terbesar. Contoh nama baris adalah baris 1, 2,3, 4, dan seterusnya.
Kolom (column) adalah sebuah deretan memanjang yang dilambangkan dengan karakter alfabet A sampai Z. Contoh kolom adalah kolom A, B, C, D, dan seterusnya.
13. Worksheet dan File
File Excel bisa diumpamakan seperti sebuah rumah, dan worksheet adalah kamar-kamarnya. Dalam satu file Excel kita bisa memiliki banyak worksheet.
E. Menggunakan dan Mengatur Baris Toolbar
Excel 2003 pada keadaan defaultnya akan menampilkan tiga baris toolbar,yaitu: Toolbar Standar, Toolbar Formating, dan Toolbar Drawing.
Tombol toolbar tersedia dengan mengklik tombol panah Drop down toolbar options yang terletak di ujung kanan baris toolbar. Apabila diperlukan, kamu dapat memilih tampilan baris toolbar lain, dengan menggunakan langkah berikut.
- Pilih dan klik menu View.
- Pilih dan klik Toolbars > Customize.
Jika ingin menampilkan baris toolbar lain, yaitu dengan cara mengklik tombol mouse sebelah kanan pada baris toolbar yang terlihat. Kemudian pada menu shortcut yang ditampilkan, pilih dan klik baris toolbar yang diinginkan.
Adapun jika ingin menambah atau mengurangi kelengkapan baris toolbar yang ada, pilih dan klik tombol toolbar Add or Remove Buttons. Kemudian, berilah tanda centang pada toolbar yang ingin ditampilkan.
Agar toolbar terlihat rapi pada layar, ikuti langkah-langkah berikut.
1. Klik bagian ujung panah di sebelah kanan atas layar seperti pada gambar di bawah.
2. Dua pilihan akan muncul. Pilihlah Show Buttons on Two Rows dengan mengkliknya.
F. Mengenal Elemen-Elemen Toolbar dan Fungsinya
1. Tombol Toolbar Standard
1. Ikon kontrol menu (Control Menu Icon) digunakan untuk mengontrol jendela yang sedang aktif.
2. Baris Judul (Title Bar) berisi nama program aplikasi dan nama file yang sedang aktif. Baris judul ini dapat juga digunakan untuk memindahkan jendela ke posisi lain yang kita inginkan.
3. Baris menu (Menu Bar) berisi barisan perintah seperti menu File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows, dan Help.
4. Tombol ukuran (Sizing Button) berguna untuk memperbesar atau memperkecil jendela Excel, mengembalikan jendela ke ukuran semula atau sebelumnya, dan menutup atau mengakhiri Excel. Tombol ukuran terdiri atas tombol minimize untuk memperkecil jendela hingga membentuk ikon aktif pada taskbar, tombol maximize untuk memperbesar jendela hingga menjadi satu layar penuh, dan tombol close untuk menutup jendela dan mengakhiri program aplikasi.
5. Baris toolbar (Toolbars) berisi tombol-tombol yang digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah-perintah yang sering digunakan. Contoh toolbar, yaitu toolbar standard, formatting, dan drawing.
6. Baris penggulung (Scroll Bar) untuk menggeser layar. Baris penggulung mendatar (horizontal scroll bar) digunakan untuk menggeser layar ke kiri atau ke kanan, sedangkan baris penggulung tegak (vertical scroll bar) digunakan untuk menggeser layar ke atas atau ke bawah.
7. Baris Rumus (Formula Bar) menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif (disorot) di lembar kerja.
8. Kotak indikator untuk menampilkan nama sel yang aktif.
9. Microsoft Office Assistant menampilkan gambar animasi yang banyak
membantu kamu pada saat bekerja dengan Excel 2003. Contohnya, Clippit yang berbentuk klip kertas atau Links yang berbentuk kucing. Microsoft Excel 2003 menampilkan Task Pane berupa kotak Microsoft Office Online dan kotak Open pada opsi Getting Started. Jika tanda segitiga diklik, muncul beberapa opsi lain, seperti Excel Help yang menampilkankotak pencari jawaban.
10. Lembar kerja Excel 2003 terdiri atas 256 kolom (columns) dan 65536 baris (rows). Kolom pada Excel 2003 diwakili oleh huruf A, B, C, ..., Sampai IV, sedangkan baris diwakili oleh angka 1, 2, 3,... Sampai 65536.
11. Sel (Cell), yaitu perpotongan antara baris dan kolom. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris pada lokasinya. Contohnya, sel C8 adalah perpotongan antara kolom C dan baris 8.
H. Cara Menggunakan Mouse
Untuk bekerja dengan Excel, kamu harus menggunakan kombinasi key-
board dan mouse.
- Pilih (Point) : Memindahkan penunujuk mouse pada posisi atau bagian tertentu yang diinginkan
- Klik (Click) : Menekan tombol kiri mouse satu kali.
- Klik kanan (Right-click) : Menekan tombol kanan mouse satu kali.
- Klik dua kali (Double-click) : Menekan tombol kiri mouse dua kali berurutan secara cepat tanpa menggeser mouse
- Geser (Drag) : Tekan tombol mouse (jangan dilepas) sekaligus menggerakan mouse ke posisi yang diinginkan
Tombol mouse sebelah kiri biasa dipakai untuk pemilihan dan tombol mouse sebelah kanan dipakai untuk menampilkan menu shortcut.
I. Mengenal Petunjuk Sel (Pointer)
Apabila kamu ingin menggunakan mouse untuk memindahkan penunjuk sel cukup dengan mengklik alamat sel yang diinginkan. Apabila alamat sel yang akan digunakan tidak terlihat di layar, kita dapat menggulung lembar kerja tersebut baik pada arah kiri maupun atas-bawah dengan menggunakan baris penggulung (ScrollBar). Berikut ini adalah tombol dan keterangan yang biasa digunakan dalam Microsoft Excel.
Cara menggunakan baris menu (Menu Bar) adalah sebagai berikut.
1. Sorotlah sel atau range yang akan diformat angkanya.
2. Pilih dan klik menu Format, Cells menggunakan mouse/ menggunakan keyboard Ctrl
+1.Kotak dialog Format Cells akanditampilkan.
3. Pada kotak dialog tersebut, klik Tab Border.
4. Pilih sesuai format yang diinginkan.
5. Klik OK.
Adapun cara menggunakan toolbar adalah sebagai berikut.
1. Sorotlah sel atau range yang akan diformat.
2. Pilih dan klik toolbar Border.
3. Pilih sesuai format yang diinginkan.
4. Klik untuk mengakhiri pilihan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar